Privatlivspolitik
Her kan du læse, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor vi gør det, hvor længe vi gemmer dem, og hvilke rettigheder du har.
Dataansvarlig
Middelalderfestival i Sorring arrangeres af Historiske Ruter i Sorring-Toustrup-området i samarbejde med Sorring-Toustrup Idrætsforening. Den dataansvarlige for behandlingen af dine oplysninger er:
- Navn
- Sorring-Toustrup Idrætsforening (STIF)
- CVR
- 31 92 55 84
- Adresse
- postadresse
- kontakt@sorring.historiskeruter.dk
Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, er du altid velkommen til at skrive til os.
Hvilke oplysninger vi indsamler, og hvorfor
Vi indsamler kun de oplysninger, du selv giver os via formularerne på hjemmesiden, og kun det, vi har brug for. Oversigten herunder viser, hvad vi bruger oplysningerne til, hvilket retsgrundlag vi har efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) artikel 6, og hvor længe vi gemmer dem.
| Formular | Formål | Oplysninger | Retsgrundlag | Opbevaringstid |
|---|---|---|---|---|
| Kontaktformular (idéer og spørgsmål) | At besvare din henvendelse og eventuelt følge op på din idé. | Navn, e-mail, evt. telefonnummer og indholdet af din besked. | Art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at kunne besvare henvendelser). | Op til 12 måneder efter, at henvendelsen er afsluttet. |
| Tilmelding af bodholdere og aktører | At behandle din ansøgning, planlægge pladsen og programmet og kommunikere med dig før, under og efter festivalen. | Navn, evt. firma eller forening, CVR, adresse, e-mail, telefon, beskrivelse af bod eller aktivitet, behov for plads og strøm samt evt. betalingsoplysninger for standleje. | Art. 6, stk. 1, litra b (indgåelse og opfyldelse af aftale). Bogføringsmateriale: art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse). | Op til 12 måneder efter festivalen. Hvis du har givet samtykke, gemmer vi dine kontaktoplysninger til invitation til næste festival. Bogføringsmateriale gemmes i 5 år efter regnskabsårets udløb (bogføringsloven). |
| Tilmelding af frivillige | At fordele vagter og opgaver og kommunikere med dig om dit frivillige arbejde. | Navn, alder eller fødselsår, e-mail, telefon, ønsker til opgaver og tidspunkter, evt. T-shirtstørrelse og særlige hensyn, du selv oplyser. | Art. 6, stk. 1, litra b (aftale om frivilligt arbejde) og litra f (legitim interesse i at organisere festivalen). | Op til 12 måneder efter festivalen, medmindre du har givet samtykke til, at vi må kontakte dig igen næste år. |
| Tilmelding til nyhedsbrev | At sende dig nyheder om festivalen, fx billetsalg og program. | E-mail og evt. navn. | Art. 6, stk. 1, litra a (dit samtykke). | Indtil du afmelder dig. Derefter slettes du fra listen. |
Henvendelser via kontaktformularen sendes til os ved hjælp af webhotellets egen formularløsning.
Skriv venligst ikke følsomme oplysninger (fx om helbred) i formularerne, medmindre det er nødvendigt, for eksempel hvis du som frivillig har brug for særlige hensyn.
Billetkøb
Billetter sælges via en ekstern billetplatform: navn på billetplatform. Når du køber billet, indsamler billetplatformen de oplysninger, der er nødvendige for at gennemføre købet, fx navn, e-mail og betalingsoplysninger. Vi får ikke adgang til dine kortoplysninger.
Vi modtager navn, e-mail og oplysninger om dit køb, så vi kan kontrollere billetter ved indgangen og kontakte dig, hvis festivalen ændres eller aflyses. Retsgrundlaget er art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale). Vi gemmer oplysningerne i op til 12 måneder efter festivalen, og regnskabsmateriale i 5 år efter regnskabsårets udløb.
Billetplatformens egen privatlivspolitik gælder også for dit køb: link til billetplatformens privatlivspolitik.
Nyhedsbrev
Vi sender kun nyhedsbrev til dig, hvis du selv har tilmeldt dig. Du kan når som helst afmelde dig via linket nederst i hvert nyhedsbrev eller ved at skrive til kontakt@sorring.historiskeruter.dk. Nyhedsbrevet udsendes via navn på nyhedsbrevssystem.
Foto og video på festivalen
Vi fotograferer og filmer på festivalen og bruger billederne og videoerne på hjemmesiden, på sociale medier og i markedsføring af kommende festivaler. Retsgrundlaget er vores legitime interesse i at fortælle om og markedsføre festivalen (art. 6, stk. 1, litra f).
- Vi bruger primært stemningsbilleder og oversigtsbilleder, hvor mange mennesker er med.
- Billeder, hvor én eller få personer er i fokus (portrætbilleder), bruger vi kun med samtykke.
- Vi tager særligt hensyn til børn. Portrætbilleder af børn under 15 år bruger vi kun med samtykke fra forældre eller værge.
- Vil du ikke fotograferes, så sig det til fotografen. Er der et billede af dig eller dit barn, som du ønsker fjernet, så skriv til os, så fjerner vi det fra vores egne kanaler hurtigst muligt.
Billederne gemmes i vores billedarkiv, så længe de er relevante for fortællingen om festivalen.
Børneattester for frivillige
Frivillige, der skal arbejde i børneområdet eller på anden måde have direkte kontakt med børn under 15 år, kan skulle have indhentet en børneattest. Det kræver dit samtykke, og attesten indhentes via Rigspolitiets digitale løsning. Vi får kun at vide, om der er registreringer.
Retsgrundlaget er art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse efter reglerne om børneattest) samt databeskyttelseslovens § 8 om oplysninger om strafbare forhold. Vi opbevarer attesten sikkert, giver kun de nødvendige personer adgang og sletter den senest 6 måneder efter, at den er indhentet.
Modtagere og databehandlere
Vi sælger aldrig dine oplysninger. Vi deler dem kun, når det er nødvendigt:
- Med de to arrangørforeninger og de frivillige i arrangørgruppen, som har brug for oplysningerne til at planlægge festivalen.
- Med databehandlere, der hjælper os med it og drift, fx webhotel, e-mail, formular-tjeneste, nyhedsbrevssystem og billetplatform: liste over databehandlere. Vi indgår databehandleraftaler med dem.
- Med offentlige myndigheder, hvis vi er forpligtet til det ved lov.
Hvis en databehandler behandler oplysninger uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker på et lovligt grundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
Cookies og tredjeparter
Hjemmesiden bruger ikke cookies til statistik eller markedsføring. Vi registrerer ikke, hvordan du bruger siden.
Skrifttyperne på hjemmesiden hentes fra Google Fonts. Det betyder, at din browser kontakter Googles servere, når du besøger siden, og at Google dermed modtager din IP-adresse. Du kan læse mere i Googles privatlivspolitik.
Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder. Vil du bruge dem, så skriv til kontakt@sorring.historiskeruter.dk.
- Indsigt: Du kan få at vide, hvilke oplysninger vi har om dig.
- Berigtigelse: Du kan få rettet forkerte oplysninger.
- Sletning: Du kan i visse tilfælde få slettet dine oplysninger, før vi ellers ville slette dem.
- Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen af dine oplysninger.
- Indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af vores legitime interesse, fx brug af billeder.
- Dataportabilitet: Du kan i visse tilfælde få udleveret dine oplysninger i et almindeligt, maskinlæsbart format.
- Tilbagetrækning af samtykke: Har du givet samtykke, kan du altid trække det tilbage. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket, før du trak samtykket tilbage.
Vi svarer normalt inden for en måned.
Klage til Datatilsynet
Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, vil vi gerne høre fra dig først. Du har også ret til at klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, datatilsynet.dk.
Ændringer
Vi kan ændre denne privatlivspolitik, fx hvis vi tager nye tjenester i brug. Den nyeste version ligger altid på denne side.
Senest opdateret: 10. oktober 2026 (udkast).